Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025: kto składa, terminy, zwrot i korekty

Kogo dotyczy roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 r.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność lub inną pozarolniczą działalność gospodarczą i w 2025 r. podlegałeś ubezpieczeniu zdrowotnemu, roczne rozliczenie składki zdrowotnej może być Twoim obowiązkiem. ZUS przypomina, że dotyczy to przedsiębiorców rozliczających się w 2025 r.:

• na zasadach ogólnych (skala podatkowa),
• podatkiem liniowym,
• ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Uwaga na „krótki epizod” działalności: obowiązek rozliczenia obejmuje także osoby, które w 2025 r. działalność zawiesiły lub zakończyły, ale były objęte ubezpieczeniem zdrowotnym choćby przez jeden dzień.

Wyjątek: zawieszenie przez cały 2025

Jeżeli Twoja działalność była zawieszona przez cały 2025 r. – co do zasady nie składasz rocznego rozliczenia. Jest jednak ważny haczyk: jeśli wznawiasz działalność w styczniu 2026 r. i rozliczasz się na zasadach ogólnych, to aby ustalić składkę zdrowotną za styczeń 2026 r., musisz złożyć rozliczenie za 2025 r.

Start firmy w styczniu 2026 też może oznaczać obowiązek

ZUS wskazuje, że obowiązek rocznego rozliczenia może dotyczyć również przedsiębiorcy, który rozpoczął działalność w styczniu 2026 r. i rozlicza się na zasadach ogólnych.

Najważniejsze terminy: wpisz je do kalendarza

• Do 20 maja 2026 r. – złożenie dokumentów rozliczeniowych z rocznym rozliczeniem składki zdrowotnej za 2025 r. (w dokumentach za kwiecień 2026 r.) oraz termin opłacenia składek za kwiecień 2026 r. i ewentualnej dopłaty rocznej składki za 2025 r.
• Do 1 czerwca 2026 r. – odesłanie do ZUS podpisanego wniosku o zwrot nadpłaty RZS-R (jeśli chcesz dostać zwrot przelewem).
• Do 3 sierpnia 2026 r. – termin, w którym ZUS ma zwrócić nadpłatę (jeśli spełnione są warunki zwrotu).
• Do 1 lipca 2026 r. – graniczny termin korekt, jeśli nie składasz wniosku RZS-R.

Jakie dokumenty złożyć: DRA czy RCA

Roczne rozliczenie wykazujesz w dokumentach za kwiecień 2026 r.:

• ZUS DRA – gdy prowadzisz działalność jednoosobową i rozliczasz składki tylko za siebie,
• ZUS RCA – gdy opłacasz składki za siebie oraz za inne osoby (np. pracowników, zleceniobiorców).

Kluczowe jest uzupełnienie odpowiedniego bloku „Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne”:

• w deklaracji ZUS DRA – blok XII,
• w raporcie ZUS RCA – blok III.F.

Jeżeli w 2025 r. miałeś więcej niż jedną formę opodatkowania, dane do wyliczenia składki rocznej wykazuje się odrębnie dla każdej formy (skala, liniowy, ryczałt).

Zmiana od 1 stycznia 2025: sprzedaż majątku a podstawa składki

Od 1 stycznia 2025 r. przy ustalaniu dochodu/przychodu do wyliczenia podstawy składki zdrowotnej nie uwzględnia się przychodów ani kosztów związanych ze sprzedażą składników majątku (w tym środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych) – dotyczy to przedsiębiorców na skali, liniowym i ryczałcie.

Opcja dla skali i liniowego: możesz to jednak uwzględnić

Nowością jest to, że przedsiębiorcy na skali podatkowej lub podatku liniowym, sporządzając rozliczenie roczne począwszy od rozliczenia za 2025 r., mogą zdecydować, czy chcą uwzględnić przychody i koszty ze sprzedaży składników majątku w rocznej podstawie wymiaru składki.

Jeśli wybierasz uwzględnienie, składasz oświadczenie w dokumentach:

• w ZUS RCA – w bloku III.F, pole 06 lub 15,
• w ZUS DRA – w bloku XII, pole 06 lub 15,

Treść oświadczenia (ZUS): „Przy ustalaniu rocznej podstawy wymiaru składki zostały uwzględnione przychody i koszty uzyskania tych przychodów związane z odpłatnym zbyciem składników majątku (środki trwałe i wartości niematerialne i prawne)” (Źródło: ZUS).

Dodatkowa korzyść przy starych odpisach amortyzacyjnych

ZUS wskazuje też szczególną regulację: jeśli sprzedasz środek trwały, dla którego odpisy amortyzacyjne zaliczono do kosztów uzyskania przychodów przed 1 stycznia 2022 r., to przy zastosowaniu tej opcji dochód nie zostanie powiększony o te odpisy.

Nadpłata czy niedopłata? Co zrobi ZUS

Gdy wyjdzie nadpłata

Jeżeli z rocznego rozliczenia wynika nadpłata, ZUS automatycznie utworzy wniosek o zwrot RZS-R i udostępni go na koncie płatnika w eZUS dzień po złożeniu rozliczenia. Zwrot jest możliwy, jeśli nie masz zaległości w składkach ani nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Twoje zadania:

• zweryfikować RZS-R,
• wpisać numer rachunku bankowego,
• podpisać i odesłać do ZUS do 1 czerwca 2026 r.

ZUS ma czas na zwrot do 3 sierpnia 2026 r.. Jeśli nie odeślesz RZS-R, nadpłata zostanie rozliczona na Twoim koncie do końca roku.

Gdy wyjdzie niedopłata

Jeśli rozliczenie roczne pokaże niedopłatę, dopłać ją razem ze składką za kwiecień 2026 r. – najpóźniej do 20 maja 2026 r.

Korekty: kiedy jeszcze można poprawić rozliczenie

Masz prawo skorygować roczne rozliczenie po jego złożeniu – w tym wycofać oświadczenie o uwzględnianiu sprzedaży majątku albo je dopiero dodać (z odpowiednią korektą kwot).

• Jeśli składasz wniosek o zwrot nadpłaty, korekty dokumentów za poszczególne miesiące 2025 r. składasz najpóźniej w dniu złożenia RZS-R.
• Jeśli nie składasz RZS-R, możesz korygować dokumenty do 1 lipca 2026 r.

Co to oznacza dla rynku pracy i pracodawców

Dla wielu mikrofirm i freelancerów roczne rozliczenie to realny wpływ na płynność (dopłata lub zwrot). Pracodawcy współpracujący z B2B powinni pamiętać, że maj i czerwiec 2026 mogą być dla części kontraktorów okresem wzmożonych formalności i kosztów. W praktyce warto zawczasu planować budżety i terminy płatności – zwłaszcza gdy rozliczenie może wygenerować dopłatę do 20 maja 2026 r.

Źródło: Zakład Ubezpieczeń Społecznych (zus.pl), 2026-04-29, https://www.zus.pl/-/roczne-rozliczenie-sk%C5%82adki-zdrowotnej-za-2025-r.