Wnioski o zasiłek od lipca 2026: prostsza ścieżka, więcej online

Co się zmienia od lipca i dlaczego to ważne

Od lipca 2026 r. łatwiej złożysz wniosek o świadczenia z ubezpieczenia chorobowego (m.in. zasiłek chorobowy czy opiekuńczy). ZUS doprecyzował, że elektroniczne wnioski i załączniki mają taką samą skuteczność prawną jak dokumenty papierowe – o ile trafią właściwą drogą. Dla pracowników oznacza to mniej biegania z drukami, a dla pracodawców – jaśniejsze zasady obiegu dokumentów i krótszą ścieżkę przekazywania ich do ZUS.

Kto wypłaca zasiłek: pracodawca czy ZUS

Pierwszy krok to ustalenie, kto w Twojej sytuacji jest płatnikiem zasiłku:

• Pracodawca/płatnik składek wypłaca zasiłek, jeśli zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób. Taki płatnik ustala prawo do zasiłku i jego wysokość.
• ZUS ustala prawo do zasiłku i wypłaca świadczenie, jeśli płatnik zgłasza do ubezpieczenia chorobowego do 20 osób.

Uwaga: wyjątek dotyczy osób uprawnionych do zasiłku za okres po ustaniu ubezpieczenia – wtedy zasady wypłaty są inne (w komunikacie ZUS wskazano to jako wyłączenie).

Gdzie złożyć wniosek – praktyczna mapa decyzji

1) Jeśli zasiłek wypłaca pracodawca

Wniosek składasz do płatnika składek (np. do działu kadr). Od lipca nadal możesz zrobić to tradycyjnie, ale dochodzi wygodna ścieżka elektroniczna:

• papierowo – w zwykłej formie pisemnej z własnoręcznym podpisem,
• elektronicznie – np. przez wewnętrzne systemy u pracodawcy (system kadrowo‑płacowy), pocztę e-mail, jako skan dokumentu.

To dobra wiadomość zwłaszcza dla osób na L4 lub opiekuńczym – często wystarczy wysłać skan lub dokument z firmowego systemu, bez osobistego dostarczania druku.

2) Jeśli zasiłek wypłaca ZUS

Wniosek składasz bezpośrednio do ZUS:

• papierowo – jak dotychczas (własnoręczny podpis),
• elektronicznie – jako dokument na PUE/eZUS lub na adres do doręczeń elektronicznych.

W przypadku wniosku elektronicznego ZUS wskazuje, że powinien być podpisany: kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym, albo podpisem osobistym, albo podpisem udostępnionym przez ZUS.

Wniosek trafił „nie tam”? Pracodawca ma obowiązek przekazać go dalej

Częsta sytuacja w małych firmach: pracownik składa wniosek o zasiłek opiekuńczy do pracodawcy, a okazuje się, że to ZUS jest właściwy do wypłaty. Od lipca zasada jest jasna: płatnik składek musi przekazać wniosek do ZUS:

• albo papierowo,
• albo elektronicznie – np. jako załącznik (skan) do dokumentu wysłanego przez portal eZUS.

Co istotne, ZUS podkreśla: nie trzeba dosyłać papieru, jeśli wysłano wersję elektroniczną. To ogranicza dublowanie dokumentów i przyspiesza obieg spraw.

Załączniki do wniosku: co jest akceptowane

Jeśli do wniosku potrzebne są dodatkowe dokumenty, można dołączyć:

• oryginały,
• kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem,
• elektroniczne kopie (np. skany).

W praktyce: jeśli masz dokument w domu, a termin goni, skan zwykle pozwoli ruszyć procedurę bez czekania na fizyczne dostarczenie.

Termin dla pracodawcy: 7 dni na przekazanie dokumentów do ZUS

Gdy zasiłki wypłaca ZUS, płatnik składek ma obowiązek przekazać niezbędne dokumenty najpóźniej w ciągu 7 dni od ich otrzymania. Dla pracowników to ważna informacja: jeśli czujesz, że sprawa stoi w miejscu, warto dopytać kadry, czy dokumenty zostały już wysłane.

Mini-checklista: co zrobić, żeby nie wydłużać wypłaty

• Ustal, kto wypłaca zasiłek (pracodawca powyżej 20 osób w chorobowym czy ZUS do 20).
• Wybierz kanał: papier lub elektronicznie (u pracodawcy – e-mail/system; w ZUS – PUE/eZUS lub e-doręczenia).
• Jeśli składasz do ZUS elektronicznie, przygotuj właściwy podpis (np. zaufany).
• Dołącz wymagane załączniki – mogą być skanami.
• Jeśli złożyłeś do pracodawcy, a płaci ZUS – pracodawca ma przekazać dokumenty dalej (i nie musi już dosyłać papieru, gdy poszło elektronicznie).

Podstawa prawna zmian wynika z ustawy o świadczeniach pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa oraz nowelizacji z 13 lutego 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 441).

Źródło: Zakład Ubezpieczeń Społecznych (zus.pl), 2026-07-01, https://www.zus.pl/-/od-lipca-prostsze-zasady-sk%C5%82adania-wniosk%C3%B3w-o-zasi%C5%82ki