Rekrutacja Headhuntera - czym kierować się przy wyborze firmy executive search?

Nikt nie kwestionuje faktu, że executive search to najlepsza technika do pozyskiwania top managementu w firmie. Właściwie wybrana firma gwarantuje dyskrecję i profesjonalizm w przebiegu procesu rekrutacyjnego. Tymczasem w praktyce zdarza się, że proces podejmowania decyzji o wyborze firmy realizującej rekrutacje na strategiczne stanowiska przebiega w sposób niedbały bądź przypadkowy.

Poszukiwania kandydatów na strategiczne stanowiska nie zdarzają się często, ale też nie są czymś wyjątkowym i jednorazowym. Dlatego warto wybrać partnera, z którym można zbudować długotrwałe relacje. Taka współpraca oszczędza czas i gwarantuje lepsze i szybsze rezultaty przy kolejnych projektach. Na początku warto zwrócić uwagę, czy przedstawiciela firmy, z którym prowadzimy pierwsze rozmowy interesuje nasza kultura organizacyjna, czy cele strategiczne. Osoba zaangażowana w poszukiwanie dla nas pracowników najwyższego szczebla to ambasador naszej firmy, powinna być profesjonalna, rzetelna i wiarygodna. Problem wyboru właściwego doradcy polega na tym, że nie sprawdzają się tutaj twarde kryteria selekcji, które stosujemy przy wyborze firmy sprzedającej towary i inne usługi (cena i lista referencyjna). Koszty nietrafionej rekrutacji są tak duże, że sugerowanie się jedynie ceną usługi rekrutacyjnej w przypadku stanowisk executive jest ogromnym błędem. Natomiast szukanie firmy z największą i najbardziej renomowaną listą referencyjną może skończyć się tym, że firma ta jest ograniczona zbyt dużą ilością umów off limits (zobowiązanie do zaniechania próby rekrutacji pracowników klienta) i ma bardzo ograniczone pole działania w procesie poszukiwań. Musimy także zdawać sobie sprawę, że aktualni bądź niedawni klienci firm executive search są automatycznie wyłączeni z listy potencjalnym firm, z których możemy pozyskać nowego pracownika.

7 KLUCZOWYCH KWESTII
Nasze poszukiwania powinny rozpocząć się od znalezienia firm, które działają i specjalizują się w określonej branży, także takich, które przeprowadziły podobne projekty dla naszej konkurencji. Przy użyciu Internetu, rekomendacji z rynku, opinii naszych kolegów wybierzmy 5 firm i poprośmy o przedstawienie następujących informacji:

• Jakie podobne projekty zakończone sukcesem (zakończone znalezieniem właściwego kandydata) wykonała dana firma w przeciągu ostatnich dwóch lat,
• Listy referencyjnej klientów, z którymi istnieje możliwość kontaktu. Ważne jest pozyskanie informacji zarówno od byłych klientów, jak i kandydatów zaangażowanych w procesy rekrutacyjne, którzy przedstawiają spojrzenie na dana firmę z tej drugiej strony i pokażą jak firma rekrutacyjna reprezentuje swoich klientów na rynku,
• Listy firm, z którymi firma rekrutacyjna ma podpisane umowy off limits,
• Warunki i czas gwarancji. Zazwyczaj okres gwarancji wynosi 6-12 miesięcy. Tym samym firma zewnętrzna bierze cześć odpowiedzialności za sukcesy zawodowe zatrudnionej przez siebie osoby. Warto zwrócić uwagę czy praktyką jest ciągły kontakt z klientem i kandydatem, który po rozpoczęciu zatrudnienia ułatwia adaptację kandydata i zwiększa efektywność współpracy z klientem. Odpowiednio wcześnie uzyskana ocena zwrotna może uchronić od pochopnych decyzji jednej ze stron, np. rozwiązania umowy o pracę. W skrajnych przypadkach konsultant zorganizuje dla kandydata coaching/ trening lub odpowiednio wcześniej przygotuje zastępstwo,
• Jaki jest średni czas realizacji projektu,
• Ile projektów rekrutacyjnych jest jednocześnie realizowanych przez konsultanta, jaka jest liczba i na jakim etapie są rozpoczęte projekty,
• Kim będą osoby zaangażowane w projekt? Czy jakaś część procesu rekrutacyjnego jest przekazywana do realizacji do firmy zewnętrznej, na przykład testy psychometryczne? Kto wykonuje pierwszy kontakt z kandydatem i kto przeprowadza bezpośrednie spotkania z kandydatami? Czy po spotkaniach przygotowywane są dodatkowe raporty czy tez klient otrzymuje tylko CV wcześniej przygotowane przez kandydata, po niewielkiej edycji konsultanta?

 ?Kandydat to nie HRowiec. On nie musi znać wszystkich firm rekrutacyjnych. Pamiętajmy, aby firma, która zadzwoni do takiego człowieka była w miarę rozpoznawalna lub posiadała rozlegle znajomości (networking) mówi Dariusz Pastuła  - HR Business Partner w jednej z największych na świecie dostawców outsourcingu usług HR. Nie wyobrażam sobie, aby firma o nieznanej marce była w stanie umówić się na rozmowę z osobą na bardzo wysokim stanowisku. Nie wybrałbym też firmy executive search z drugiego końca Polski lub z zagranicy bez biura w Polsce. Dla mnie to równoznaczne z  brakiem  znajomości lokalnego rynku.? ? dodaje Dariusz Pastuła.

PIERWSZA RANDKA
Po weryfikacji pierwszych informacji, wybierzmy i spotkajmy się z dwiema firmami, które wstępnie spełniają nasze wymagania. Ważne, aby w spotkaniu uczestniczył konsultant, który będzie realizował projekt, a nie tylko przedstawiciel/partner firmy executive search.

Lista dodatkowych pytań, które warto zadać w trakcie rozmowy:

• Przykład najtrudniejszego projektu,
• Jakie są warunki otrzymania dodatkowej usługi rekrutacyjnej na wypadek odejścia kandydata,
• Jakie są zobowiązania klienta w stosunku do firmy executive serach, jeżeli jeden z zaprezentowanych kandydatów zostanie zatrudniony w przyszłości na inne stanowisko,
• W jakich wypadkach firma executive search może wycofać się z projektu?

Jarek Zboralski,  Dyrektor HR z międzynarodowego banku zawsze zwraca uwagę w jaki sposób konsultanci opowiadają o zakończonych projektach. 
- ?Nieetyczne działania ze strony konsultantów, na przykład nie przestrzeganie umowy off-limits lub naruszanie zasad ochrony danych osobowych, objawiające się nadmierną "otwartością" i chwaleniem się poufnymi szczegółami ze zrealizowanych wcześniej projektów dla innych zleceniodawców, podważa  zaufanie co do zachowania dyskrecji poufnych szczegółów projektu?- mówi Jarek Zboralski.
Negocjacje warunków umowy, szczególnie wynagrodzenia dla firmy doradczej są dobrym momentem, aby sprawdzić jak wygląda obecna sytuacja firmy. Znaczące upusty finansowe często świadczą o desperacji firmy doradczej, która nie ma wielu projektów, nad którymi pracuje w danej chwili .
Sylwia Ryciak, HR Manager z Accord Finance bazując na swoich doświadczeniach za najważniejsze kryterium uważa referencje z innych firm, mając na myśli doświadczenia innych działów HR, które wymieniane są na różnych konferencjach, forach czy stronach internetowych.
- ?Równie ważnym kryterium jest dobry kontakt z konsultantem, bo współpracuje się z konsultantem, a nie firmą. Potem jest metodologia, która jest tylko uzupełnieniem dwóch poprzednich czynników, gdyż jest podobna we wszystkich firmach. Cena, możliwość jej negocjacji i elastyczność znajdują się na ostatnim miejscu? ? dodaje Sylwia Ryciak.
Podobnego zdania jest Jarek Zboralski. - ? Przy doborze firm staram się tez kierować rekomendacjami innych dyrektorów HR -często takie polecenie się sprawdza. Jeśli firma executive search jest nowa na rynku to najłatwiej sprawdzić jej jakość poprzez rozmowę z konsultantem - na ile zna segment rynku w ramach, którego ma być prowadzony projekt, ile zleceń zrealizował i z jakim skutkiem, czy firma ma porozumienia off-limits uniemożliwiające jej prowadzenie rekrutacji w niektórych instytucjach. W przypadku dużych międzynarodowych firm zdarza się dość często, ze mają one podpisane umowy z dużymi sieciowymi firmami executive search i z nimi rozmawiają w pierwszej kolejności o potencjalnych projektach. Od polityki korporacji zależy czy stosuje ona restrykcyjnie politykę preferowanych dostawców usług rekrutacyjnych czy tez pozostawia HR Managerowi w danym kraju możliwość samodzielnego wyboru dostawców usług rekrutacyjnych ? dodaje Jarek Zboralski.

NASZ AMBASADOR
Klient ma prawo wiedzieć, kto będzie wykonawcą projektu. W wielu firmach executive search istnieje podział na konsultantów rozwijających business i sprzedających usługe i konsultantow-wykonawców, czyli tych, którzy te usługi (projekty) realizują.
Niestety często poznajemy wykonawcę projektu już po podpisaniu umowy na wykonanie usługi. Rozmowa z konsultantem-wykonawcą powinna odbyła się wcześniej. Konsultant executive search staje się ambasadorem i integralną częścią firmy na czas trwania projektu. Poprzez swoje kontakty i umiejętności sprzedażowe może w znaczący sposób przyczynić się do wzmocnienia marki klienta. To on decyduje o selekcji krótkiej listy, czyli tego, kto finalnie zostanie przedstawiony klientowi, a kto takiej możliwości nie otrzyma.

Na co warto zwrócić uwagę przy ocenie konsultanta?
Podczas prowadzenia projektu rekrutacyjnego konsultant realizujący projekt jest wizytówką naszej firmy.. Bardzo dobre rozumienie biznesu oraz profesjonalna rozmowa rekrutacyjna i wysoka kultura osobista są bardzo istotne. Równie ważne są takie elementy jak biuro i warunki spotkania. Tylko profesjonalny kontakt z kandydatem może nam zapewnić dobry odbiór oferty na rynku i duże zainteresowanie osób, na których nam zależy. Konsekwencją wyboru profesjonalnego konsultanta będzie pozyskanie najlepszego z najlepszych kandydata.

Kompetencje konsultanta:

• Umiejętności komunikacyjne i ogólna prezencja,
• Znajomość branży i stanowiska, aby dokonać właściwej selekcji kandydatów,
• Determinacja i wytrwałość,
• Umiejetność przekonywania ,
• Uczciwość i właściwy poziom wrażliwości,
• Umiejętności negocjacyjne, na wypadek gdyby okazało się, że proponowane warunki zatrudnienia Kandydata są mało konkurencyjne

Uważny wybór konsultanta i firmy zagwarantuje nam, że unikniemy sytuacji, o których wspominają menedżerowie HR. Dariusz Pastułapamięta sytuacje z próbami pozyskania kandydatów z firm zaprzyjaźnionych, mimo że taka lista firm została przekazana do firmy executive search przed rozpoczęciem projektu. - ?Dlatego tak ważne jest że pracujemy z osobami z wysoką etyką zawodową, a takich partnerów jesteśmy w stanie znaleźć tylko w renomowanych firmach, bo nie mogą sobie one pozwolić na takie pomyłki?-  mówi Dariusz Pastuła

CZERWONE ŚWIATŁO!
Co nas powinno zaniepokoić przy ocenie firm?

• Konsultanci, którzy na spotkaniu z nami nie są przygotowani do rozmowy o konkretnych rozwiązaniach,
• Eksperci, którzy tylko prezentują usługę, ale nie będą wykonawcami projektu.
• Konsultanci, którzy realizują dużą ilość projektów, będących w początkowej fazie wykonania,
• Nierealny czas realizacji projektu (okres krótszy niż 3 tygodnie to zdecydowanie za mało na gruntowna analizę rynku),
• Zaproponowane honorarium, które jest zbyt atrakcyjne dla klienta, aby mogło być opłacalne dla firmy executive search
• Firma executive search która chce być idealnym partnerem dla każdego, ?chce być wszystkim dla wszystkich klientów?
• Firma nie wymaga wyłączności na realizacje projektu.

Doświadczenia naszych klientów pokazują tez inne przykłady, które świadczą o braku profesjonalizmu. Sylwia Ryciak z AccordFinance pamięta sytuacje, gdy otrzymała ofertę skierowaną do innej firmy. ?? Dla mnie oznacza to, iż konsultant nie jest profesjonalistą  i w taki sam ? mało profesjonalny ? sposób będzie podchodził do projektu? -  mówi.
Natomiast Dariusz Pastuła podkreśla, że brak pytań, które miałyby na celu lepsze zrozumienie firmy, usług, kultury organizacyjnej, ludzi pracujących i oczywiście oczekiwań w stosunku do idealnego kandydata świadczą o niskiej jakości usług oferowanych przez firmę executive search. Brak profesjonalizmu czy to w materiałach firmowych czy w samej prezencji konsultantów są także dla niego czynnikiem eliminującym daną firmę.
Tak jak ważne jest sprawdzenie referencji kandydatów przed ich zatrudnieniem, tak ważne jest sprawdzenie referencji przyszłego dostawcy usług executive search. Reputacja firmy, a w szczególności reputacja konsultanta może być najszybciej oceniona poprzez kontakt z byłymi klientami. Procent zakończonych sukcesem projektów i wielokrotne projekty od tych samych klientów są najlepszym wskaźnikiem silnego zaangażowanie na rzecz klientów.

Autor artykułu:
Agnieszka Pastuła, Associate, HAYS Executive

Źródło:
Personel i Zarządzanie, wrzesień 2009