Kasa fiskalna w sklepie – ile kosztuje i jakie są dodatkowe opłaty? Artykuł sponsorowany

Każdy przedsiębiorca prowadzący sprzedaż detaliczną musi wyposażyć się w kasę fiskalną. Jej koszt to jednak nie tylko cena zakupu – dochodzą do tego dodatkowe opłaty, takie jak fiskalizacja, przeglądy techniczne czy materiały eksploatacyjne. Na rynku dostępne są różne modele kas, a wybór odpowiedniego urządzenia zależy od specyfiki sklepu i wymogów prawnych. Czy lepiej kupić kasę online, czy tradycyjną? Jakie są ceny nowych i używanych urządzeń? I czy można liczyć na dofinansowanie? Sprawdźmy, z jakimi kosztami musi liczyć się właściciel sklepu!

Koszt kasy fiskalnej – od czego zależy cena?

Cena kasy fiskalnej zależy od jej modelu i funkcjonalności. Najprostsze urządzenia stacjonarne, wykorzystywane w niewielkich sklepach spożywczych, odzieżowych czy punktach usługowych, są stosunkowo tanie. Ich ceny zaczynają się od około 1300 zł netto.

Bardziej zaawansowane urządzenia, posiadające większą bazę towarową, ekran dotykowy czy możliwość integracji z systemem sprzedażowym, mogą kosztować nawet 2–3 tysiące złotych. Nieco droższe od stacjonarnych odpowiedników mogą być kasy mobilne, które dzięki kompaktowym rozmiarom i akumulatorowi pozwalają na sprzedaż w terenie – ich zakup jest niezbędny dla sprzedawców obwoźnych czy sklepów prowadzących sprzedaż na targowiskach.

Czy kasa fiskalna do sklepu musi być online?

Nie wszyscy przedsiębiorcy są jeszcze zobowiązani do korzystania z kas fiskalnych online. Obecnie sklepy stacjonarne mogą używać zarówno urządzeń z kopią elektroniczną paragonu, jak i nowoczesnych modeli online, łączących się z Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Jednak zgodnie z planowanymi zmianami, w przyszłości wszystkie firmy będą musiały korzystać z urządzeń online.

Kasy online przesyłają dane o transakcjach do CRK w czasie rzeczywistym. To rozwiązanie zwiększa kontrolę administracji skarbowej nad obrotem przedsiębiorców i eliminuje konieczność przechowywania papierowych kopii paragonów. Zakup starszego urządzenia może oznaczać konieczność jego wymiany w najbliższych latach, przez co taka inwestycja nie będzie opłacalna w dłuższej perspektywie. Co więcej, tradycyjne urządzenia z kopią elektroniczną można zakupić obecnie tylko na rynku wtórnym.

Czy można uzyskać dofinansowanie na zakup kasy fiskalnej do sklepu?

Przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają ewidencjonowanie sprzedaży, mogą skorzystać z dofinansowania na zakup kasy fiskalnej. Ustawa o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535) przewiduje zwrot do 90% wartości netto urządzenia, przy czym maksymalna kwota dofinansowania wynosi 700 zł.

Aby otrzymać zwrot, należy spełnić kilka warunków. Istotne jest rozpoczęcie rejestracji sprzedaży w ciągu sześciu miesięcy od fiskalizacji urządzenia. Jeśli kwota zwrotu przewyższa należny podatek w danym miesiącu, pozostałą część można odliczyć w kolejnych miesiącach lub wnioskować o jej zwrot na rachunek bankowy.

Dofinansowanie może znacząco obniżyć koszty zakupu urządzenia, co jest szczególnie korzystne dla małych sklepów i firm rozpoczynających działalność. Warto jednak pamiętać, że ulga dotyczy wyłącznie nowych kas fiskalnych – nie obejmuje urządzeń z rynku wtórnego.

Jakie są dodatkowe opłaty związane z użytkowaniem kasy fiskalnej?

Zakup urządzenia to dopiero początek wydatków. Przedsiębiorca musi uwzględnić szereg dodatkowych opłat, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania kasy.

• Fiskalizacja kasy – pierwsze uruchomienie urządzenia wymaga przeprowadzenia aktywacji modułu fiskalnego przez uprawnionego serwisanta. Bez tego procesu kasa nie może być używana do rejestracji sprzedaży.
• Przeglądy techniczne – zgodnie z przepisami, każda kasa fiskalna musi przechodzić obowiązkowy przegląd co najmniej raz na dwa lata. Przeprowadzenie przeglądu jest płatne. Brak przeglądu może skutkować nałożeniem kary finansowej.
• Materiały eksploatacyjne – kasy drukujące paragony wymagają regularnego zakupu rolek papierowych, co generuje dodatkowe koszty.
• Dostęp do internetu – kasy online muszą mieć stałe połączenie z siecią. Może to oznaczać konieczność zakupu dedykowanego pakietu internetowego lub dodatkowej karty SIM.

Regularne przeglądy i zakup materiałów eksploatacyjnych to obowiązkowe wydatki, których nie można uniknąć. Niedopełnienie formalności może skutkować problemami w trakcie kontroli skarbowej.

Jaką kasę fiskalną wybrać do sklepu?

Wybór kasy fiskalnej zależy od specyfiki sklepu i liczby obsługiwanych klientów. Na rynku dostępnych jest kilka rodzajów urządzeń.

• Małe kasy stacjonarne – idealne dla niewielkich sklepów, gdzie liczba transakcji nie jest duża. Są proste w obsłudze i zajmują niewiele miejsca na ladzie.
• Kasy mobilne – kompaktowe urządzenia przeznaczone dla sprzedawców pracujących w terenie. Sprawdzają się w handlu obwoźnym, na targowiskach i podczas sprzedaży sezonowej.
• Kasy stacjonarne z dużą klawiaturą/drukarki fiskalne połączone z komputerem – przeznaczone dla sklepów o większym natężeniu ruchu. Wygodne w użytkowaniu, pozwalają na szybkie wprowadzanie produktów do systemu.
• Kasy systemowe – najbardziej zaawansowane rozwiązanie, wykorzystywane w dużych sklepach i sieciach handlowych. Taka kasa fiskalna do sklepu pozwala na pełną integrację z systemami magazynowymi i automatyzację sprzedaży.

Przy wyborze kasy warto wziąć pod uwagę zarówno aktualne potrzeby, jak i przyszłe regulacje. Inwestycja w nowoczesne urządzenie online może uchronić przedsiębiorcę przed koniecznością wymiany sprzętu w najbliższych latach.