Tworzenie prezentacji - wskazówki zawodowe

Wilgotne, trzęsące się dłonie. Niepewny, piszczący i drżący głos, który nie przypomina twojego własnego. Co się dzieje? Czy nie miałeś być tym, który kontroluje sytuację? W rzeczywistości minęły wieki od czasu, gdy musiałeś coś prezentować. Być może robisz to po raz pierwszy i czujesz, że twoje ostrza zardzewiały?

Znaczenie umiejętności prezentowania

W XXI wieku, na całym świecie zostały ustalone wysokie standardy zwyczajów biznesowych. Kiedy prezentujesz siebie w kontekście organizacji, niezależnie, czy odbywa się to przez telefon, bezpośrednio, czy przez łącze internetowe ? przesyłasz wibracje, które automatycznie świadczą o twoim środowisku pracy. Są jak sygnały alarmujące o kulturze twojej firmy, etosie pracy i o tym,  jak się prezentujesz poza pracą. Poza tym, wiele decyzji biznesowych może bazować na pewności siebie wysłanników produktu, świadomie czy podświadomie prezentowanego. To nie dotyczy jedynie ludzi zajmujących się sprzedażą, ale wszystkich, a także każdej jednostki w organizacji.   
Według Romy Bhowmich, reprezentującej zespół szkoleniowy HAYS Services: ?Dla każdej jednostki wewnątrz firmy, która ma zadania wymagające bezpośredniego kontaktu z klientem lub musi dostarczać zespołowi informacji zwrotnych, dla każdego, kto ma do czynienia z zarządzaniem lub chce dokonać postępu w zarządzaniu, umiejętności dobrej prezentacji są bezcenne.? 
Umiejętność przedstawiania myśli w sposób logiczny i ustrukturyzowany to zdolność, która może odnosić się do codziennego dnia pracy. Jest pożyteczna podczas spotkań, rozmów telefonicznych i gdy przekonujesz swojego kierownika do zakupu poszczególnego produktu czy usługi. ?Co więcej - mówi Roma Bhowmich -  ?zobaczysz jak twoja pewność siebie stopniowo wzrasta, zaoszczędzisz czas dzięki ustrukturyzowanemu stylowi twoich projektów i zobaczysz szybsze wyniki.? 
Według Romy:  ?Sztuka publicznych przemówień nie jest zasadniczo zdolnością naturalną, co znacznie ułatwiałoby sprawę. Każdy może tą sztukę doskonalić poprzez dobry trening.? 
Niezależnie od tego, czy jesteś nieśmiały, pewny siebie czy nawet arogancki, musisz zmagać się z różnymi przeszkodami na drodze do sukcesu. Niezależnie od typu osobowości, w zderzeniu z tłumem ludzi i presją działania, w przykrej rzeczywistości faktem jest, że liczy się tylko jeden głos ? twój głos! Ten fakt, w połączeniu z mnóstwem wpatrzonych w Ciebie, żądnych oczu, może wywołać panikę. Niektórzy ludzie, podczas wystąpienia mają tendencję do koncentrowania się na jednej, poszczególnej osobie. Pomimo, iż może się to okazać efektywne w przypadku dużej publiczności, może być również zwodnicze w przypadku mniejszych grup. 
Kluczem do efektywnej prezentacji są ćwiczenia. Przywyknij do swojego głosu. Poćwicz wśród swoich znajomych i przyjaciół i zbierz tak wiele opinii zwrotnych jak to jest możliwe.

Przygotowania do prezentacji

Planowanie, przygotowanie i wygłoszenie prezentacji można przyrównać do góry lodowej. Wierzchołkiem góry lodowej jest wszystko to, co ujrzy publiczność, a więc samo przedstawienie prezentacji. Pod tą powierzchnia znajduje się zawartość góry: w tym przypadku planowanie i przygotowanie, które są najważniejszą częścią prezentacji. Jeśli nie ma ona struktury, czyli źródłowych informacji i odpowiedniej zawartości, nie zostanie odebrana przez słuchaczy jako wiarygodna. Tym samym, każdy, kto zjawił się w celu pogłębienia wiedzy lub uzyskania informacji, czuje się przytłumiony negatywnymi aspektami prezentacji.

Podczas prezentacji

Osiągnięcie i podtrzymanie zainteresowania podczas prezentacji jest znaczące, zwłaszcza, gdy twoim celem jest przekonanie lub edukowanie widowni. ?Jedną z dróg, aby to osiągnąć? - mówi Roma, ?jest włączenie wizualizacji do slajdów PowerPoint.? Warto również pamiętać, że jeżeli podczas prezentacji są rozdawane ulotki, może to odwrócić uwagę widowni od twojej osoby i odegrać rolę dystraktora. Niemniej jednak, jeżeli temat jest natury technicznej, kopie slajdów mogą przydać się tym, którzy chcą zrobić notatki. Najlepiej jest je rozdać, zanim zacznie się prezentacja.  
?Dobra prezentacja przekazuje jasną, treściwą wiadomość, która jest istotna dla publiczności. Jest to łatwe do rozpoznania, gdyż w przypadku dobrej prezentacji widzowie pozostają w dobrym nastroju, a ich pytania odzwierciedlą ciekawość w materii przedmiotu. Nieudana prezentacja to taka, która nie dostarcza publiczności rozrywki, więc kwestia danego zagadnienia, czy głoszonych stanowisk nie trafia do niej. Kiedy mówca zaniedbuje przygotowania do przemówienia, mamrocze pod nosem lub mówi bez intonacji, publiczność nie szanuje jego poglądów, tym samym go nie słucha.?   
Czy uczestniczyłeś kiedykolwiek w spotkaniu, na którym zbyt pewny siebie akwizytor pojawił się, aby Ci coś sprzedać i nastąpiła katastrofa, gdy próbował podłączyć laptopa do twojego systemu? Roma mówi: ?Jest to jedno z najbardziej powszechnych doświadczeń podczas tego typu spotkań. Prezentacja może być perfekcyjnie przygotowana, ale jaka jest jej użyteczność, jeżeli widownia nie może jej zobaczyć? Kluczem do sukcesu jest przygotowanie. Wykonaj kilka telefonów, aby dowiedzieć się, jakie systemy są kompatybilne z twoim laptopem. Bądź wcześniej, aby zainstalować sprzęt. Pamiętaj, że rozumny człowiek zawsze przewiduje kryzys, więc w przypadku niespodziewanych sytuacji (odcięcia prądu) ? miej pewność, że masz kopię swojej prezentacji na twardym dysku, tak abyś mógł użyć funkcji flipchart lub OHP, jeżeli wszystko pozostałe zawiedzie.?   
Więc jak brzmi złota zasada wygłaszania idealnych przemówień? Przygotowanie. Logiczna struktura może automatycznie wyznaczyć gruntowne zasady, które umożliwią Ci przekazanie publiczności tego, co chcesz powiedzieć. Aby otrzymać pełny przewodnik po udanej prezentacji, kliknij ?Techniki prezentacji?. Jeśli skorzystasz z tych prostych kroków, będziesz czuł się bardziej pewny siebie, zanim przystąpisz do prezentowania, a efekty końcowe będą niesamowite.