E-umowy wreszcie dostępne: jak podpisać umowę o pracę lub zlecenie online
Nowe e-umowy już działają – co to zmienia na rynku pracy
Od 7 stycznia 2026 r. działa nowy, bezpłatny system teleinformatyczny do elektronicznego zawierania i obsługi wybranych umów. To praktyczna wiadomość zarówno dla osób szukających zatrudnienia, jak i dla firm oraz osób prywatnych, które kogoś zatrudniają. W skrócie: więcej spraw kadrowych da się załatwić zdalnie, szybciej i w jednym miejscu – bez wymiany papierowych dokumentów.
Jakie umowy można zawierać i obsługiwać elektronicznie
System pozwala zawierać, zmieniać i rozwiązywać m.in.:
- umowę o pracę,
- umowę zlecenia,
- umowy o świadczenie usług,
- umowy uaktywniające – np. z nianią.
To ważne, bo obejmuje nie tylko klasyczne zatrudnienie, ale też popularne formy współpracy w małych firmach oraz w gospodarstwach domowych.
Największe korzyści dla pracownika i pracodawcy
1) Gotowe szablony i dokumenty „okołoumowne”
W systemie dostępne są gotowe szablony umów i dokumentów powiązanych – np. aneksy, wypowiedzenia czy świadectwa pracy. Dla pracodawcy oznacza to mniej ryzyka pomyłek w formalnościach, a dla pracownika – większą przewidywalność i przejrzystość dokumentów.
2) Podpis bez wizyty w biurze
Dokumenty można podpisywać:
- podpisem kwalifikowanym,
- podpisem zaufanym,
- podpisem osobistym.
To szczególnie przydatne, gdy kandydat mieszka w innym mieście, pracodawca rekrutuje zdalnie albo zatrudnienie musi zacząć się szybko (np. sezonowo).
3) Elektroniczna dokumentacja zamiast segregatorów
System umożliwia prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej elektronicznie – bez obowiązku utrzymywania równolegle papierowej wersji. Plusem jest też ciągły dostęp do dokumentów (niezależnie od godzin pracy biura).
4) Zgłoszenia do ZUS i podatków w tym samym miejscu
W jednym systemie przewidziano możliwość zgłaszania pracowników i wykonawców do ubezpieczeń i opodatkowania przez ZUS i KAS. Dla mikrofirm i osób prywatnych to realna oszczędność czasu, bo mniej kroków „po urzędach” i portalach.
Jak zacząć: logowanie i tryb działania
Do systemu wejdziesz przez portal Praca.gov.pl. Logowanie jest możliwe przez login.gov.pl, m.in. z użyciem:
- Profilu Zaufanego,
- e-dowodu,
- aplikacji mObywatel,
- bankowości elektronicznej,
- albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
W praktyce możesz działać jako osoba fizyczna albo w kontekście organizacji (np. jednoosobowej działalności gospodarczej).
Kto skorzysta najbardziej (i dlaczego)
Rozwiązanie jest adresowane m.in. do:
- mikroprzedsiębiorców i małych pracodawców zatrudniających do 9 osób,
- rolników,
- rodziców zawierających umowy z nianiami (umowy uaktywniające),
- pracowników, zleceniobiorców i niani jako strony zatrudnianej.
Dla kandydatów i pracowników oznacza to prostsze domknięcie formalności po rekrutacji. Dla pracodawców – mniej papierologii, szczególnie gdy HR prowadzi właściciel lub jedna osoba „od wszystkiego”.
Ważne zasady, o których łatwo zapomnieć
- E-dokumentacja dotyczy tylko nowo zatrudnianych pracowników lub takich, dla których wcześniej nie prowadzono dokumentacji w systemie.
- Jeśli zdecydujesz się na zawarcie umowy w systemie, masz obowiązek prowadzenia dokumentacji tej umowy w systemie aż do jej zakończenia.
To kluczowe zwłaszcza dla pracodawców: warto podjąć decyzję świadomie i konsekwentnie prowadzić dokumenty w jednym trybie.
To dopiero pierwsza wersja – czego się spodziewać dalej
MRPiPS zapowiada rozwój narzędzia i poszerzanie zakresu umów możliwych do obsługi. Jeżeli dziś system nie obejmuje Twojego przypadku, warto obserwować aktualizacje – zwłaszcza jeśli zatrudniasz okazjonalnie lub sezonowo i zależy Ci na szybkim, zdalnym obiegu dokumentów.
Gdzie szukać instrukcji i pomocy
Na Praca.gov.pl dostępny jest podręcznik użytkownika. W razie pytań możesz też skorzystać z pomocy Centrum Informacyjnego „Zielona Linia” (19524) lub wysłać uwagi na adres: eumowy@mrpips.gov.pl.
Jak podkreślono w komunikacie resortu, system ma umożliwić załatwianie spraw „szybko i bez zbędnych formalności” (Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej).
Źródło: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, 2026-01-07, https://www.gov.pl/web/rodzina/nowy-system-do-elektronicznego-zawierania-umow-juz-dziala